Unternehmertestament, Notfallkonzept oder Notfallkoffer, "Business Continuity Management", es geistern dazu viele Begriffe durch die Unternehmenswelt, aber leider ist das Verständnis und der Blick dafür ...

1) ... nicht einheitlich und außerdem ...

2) ... oftmals unvollständig und ...

3) ... dazu wird der Nutzen oftmals verkannt und das Thema aufgeschoben oder stiefmütterlich behandelt!

Zweck des "Notfallkoffers" oder Notfallkonzeptes und auch des Unternehmertestaments ist die Vorbereitung für den Ausfall des "Chefs", des wesentlichen Geschäftsführers, bei Familienunternehmen oftmals der zentralen Person, bei der alle Fäden zusammenlaufen.

An dieser Stelle schaffen wir zunächst erstmal Ordnung! Was ist was und wie hängen die oben genannten und weitere zentrale, diesbezüglich oft nicht immer treffend verwendete Begriffe zusammen.

In einem weiteren Blog-Artikel informiere ich über das Betriebswirtschaftliche Notfallkonzept, denn wie Sie wissen, bin ich kein Jurist und leiste niemals rechtliche Beratung.

Aus welchen Komponenten besteht ein sinnvolles und umfassendes Notfallkonzept, wie werden die einzelnen Bausteine zusammengeführt, was "packen wir in unseren Notfallkoffer"?

Als "Notfall", der mit dem "Notfallkoffer" zu regeln wäre, versteht man im engeren Sinne den Ausfall der zentralen Unternehmensführung.

Unternehmertestament

Das Unternehmertestament wird oft als Synonym für den "Notfallkoffer" insgesamt verwendet. Dies nicht ohne Grund, denn oftmals endet das Notfallkonzept mit der Regelung von kritischen Verträgen und der Erteilung von Vollmachten für den Notfall. Zweifellos, dies ist von immenser Bedeutung für den Notfall und jedes Notfallkonzept muss dies als Mindestanforderung berücksichtigen.

Was ist hier beispielhaft zu regeln?

• Gesellschaftsvertrag und Unternehmertestament sind passend aufeinander abzustimmen,
• die Erbfolge muss an die künftig angestrebte Nachfolge im Unternehmen orientiert sein,
• gegebenenfalls sind Übergangslösungen zu schaffen (noch gar kein Nachfolger bestimmt, designierter Nachfolger noch in Ausbildung oder minderjährig) oder Flexibilität für alternative Lösungen zu erhalten (designierter Nachfolger will (doch) nicht (mehr)), 
• erhalten Sie auch künftig Ordnung im Eigenkapital (und in den Gesellschafterdarlehen etc.) des Unternehmens, um die mögliche Blockade von Entscheidungen bei Gesellschafterversammlungen zu verhindern,   
• stimmen sie einen Ehevertrag auf den jeweiligen Einzelfall, mit Blick auf private und unternehmerische Gegebenheiten, ab, 
• aus mehreren oben genannten Aspekten können Regelungen von Pflichtanteilsverzichten notwendig werden, 
• sorgen Sie für klare Entscheidungsstrukturen im Unternehmen, einerseits durch die oben genannte Ordnung im Eigenkapital und ggf. Pflichtanteilsverzichte, Abfindungsvorbereitungen usw., und durch ensprechende Vollmachten (und holen Sie das Einverständnis der Vollmachtnehmer ein),
• steuerliche Konsequenzen sind zu beachten,
• beachten Sie das Portfolio an betrieblichen und privaten Versicherungen,
• regeln Sie Vorsorge-, Betreuungs- und Patientenverfügungen.

 Als Unternehmensberater leiste ich keine rechtliche oder steuerliche Beratung, bitte holen Sie dazu entsprechenden Rat ein. 

Aber dies hier ist nur der erste Schritt!

Ein umfassendes Notfallkonzept muss darüber hinaus gehen und betriebswirtschaftlich die möglichst reibungslose Fortsetzung der Geschäftstätigkeit beim Ausfall des Geschäftsführers, des wesentlichen Managements, sicherstellen und dazu sind nicht nur rechtliche Reglungen zu treffen, sondern es ist auch die reibungslose Nutzung der "rechtlichen Regelungen" durch Handlungsanleitungen zu geben und benötigte Informationen für den Notfall verfügbar zu machen.

Oftmals fehlen die Handlungsanleitungen und benötige Informationen sind nicht bekannt. So einfach und doch so schlimm in der Wirkung. Und dazu ist dies doppelt nachteilig, denn es ist nicht nur das Notfallkonzept nur halb geregelt, es lassen sich auch durch Handlungsanleitungen bei der Zusammenstellung der relevanten Abläufe wirtschaftlicher Nutzen in Form höherer Effizienz und letztlich besserer Rentabilität realisieren, wenn man es richtig macht und sinnvoll nutzt! Dazu lesen Sie in meinem Artikel zum Betriebswirtschaftlichen Notfallkonzept mehr. 

Betriebswirtschaftliches Notfallkonzept

Mit dem Unternehmertestament wurde die Voraussetzung für Handlungsfähigkeit gelegt, aber wie wird dann, auf den rechtlichen Regelungen aufbauend und diese nutzend, nach dem Ausfall des "Chefs" tatsächlich und in der Praxis gehandelt. Wenn man doch nicht weiß wie?

Dafür ist das betriebswirtschaftliche Notfallkonzept die Lösung! Beides, Unternehmertestament und betriebswirtschaftliches Notfallkonzept zusammen, Hand in Hand gehend und aufeinander passend abgestimmt, stellen die Handlungsfähigkeit des Unternehmens im Notfall sicher!

Details dazu folgen in meinem Artikel zum Betriebswirtschaftlichen Notfallkonzept. Es geht um eigentlich ganz einfache, praktische Handlungsanleitungen, Tipps und Checklisten - es ist keine Wissenschaft.

Ganz einfach gesprochen:

Was macht der "Chef" eigentlich so den ganzen Tag?

Und wenn er ausfällt: WER macht dann WAS, WIE, WOMIT und MIT WEM und WO findet er die benötigten Instrumente, Daten, Informationen, Schlüssel, Zugangscodes usw. dazu? 

Risikomanagement, Business Continuity Management

Risikomanagement ist der Umgang mit Risiken und dabei weit gefasst. Aus dem KonTraG (einem Gesetz), dem IDW PS340, ISO- und weiteren Standards ergeben sich Klassifizierungen (von Risiken), Verfahren (zur Messung und zum Umgang damit) und Anforderungen (an Umgang, Systeme und Unternehmensführung), die in der unternehmerischen Praxis umgesetzt wurden und werden.

Vom Begriff "Risikomanagement" sollten sich kleine und mittlere Unternehmen, die dieses Thema noch nicht systematisch angehen, nicht abschrecken lassen. Zunächst geht es, ganz einfach betrachtet, um folgendes:

1.  Welche Risiken sind für Ihr Unternehmen überhaupt relevant? (Risiko-Identifikation)

2.  Wie wahrscheinlich sind diese und wie hoch kann der Schaden dadurch werden? (Risiko-Bewertung)

3.  Wie wollen Sie mit diesen Risiken umgehen? (Risiko-Steuerung)

Manche Maßnahmen des "Risikomanagements" nutzen Sie auch schon seit Jahrzehnten (Stichwort: Versicherungen), und ein "kleines" bis "mittleres" Konzept für einen systematischen Umgang mit Risiken von verschiedenen, für Ihr Unternehmen relevanten Kategorien ist gar nicht so schwer! Stellen Sie sich dem Thema, denn es lohnt sich. Sie setzen sich dazu nämlich unter anderem auch systematisch mit Ihrem Markt, Ihren Kunden, Wettbewerbern, Lieferanten, Finanzierungspartnern usw. auseinander und dies lässt sich für Sie unternehmerisch nutzen.

Aber hier kommen wir zu einem Kernaspekt: es geht nicht um einen Ausfall des Geschäftsführers im speziellen, sondern es geht um die systematische Betrachtung ihres gesamten Umfelds und möglicher Auswirkungen auf Ihr Unternehmen - ein sehr globaler und umfassender Ansatz.

Business Continuity Management zielt in eine ähnliche Richtung, es geht um den Umgang mit Betriebsstörungen und wird, insbesondere im deutschsprachigen Raum, oftmals sehr eng unter einem technischem Fokus angesehen (es ist eigentlich umfassender). Es betrifft dann z.B. IT/EDV-Sicherheit, technische Abläufe, Gebäudesicherheit und Objektbetreuung u.ä. Im angelsächsischen Raum wird nicht nur der technische Fokus erfasst, sondern auch Risiken, die in Ihrer Wirkung den Betriebsablauf massiv stören können, hier zeigt sich die enge Verwandschaft zum Risikomanagement.

Beides, das Risikomanagement und das Business Continuity Management, nehmen Notsituationen vorweg und haben Anweisungen und Instrumente für die Reaktion in diesen Notsituationen. Ein Ausfall des Managements, der Geschäftsführung, kann (und sollte) Teil des Risikomanagements sein, jedoch ist dies nicht Kernanliegen, denn - wie beschrieben - ist der Ansatz viel weiter gefasst.

Und wenn Instrumente für den Umgang mit dem Ausfall wesentlicher Entscheidungsträger im Risikomanagementsystem des Unternehmens hinterlegt sind, dann wird dies mit den beiden oben beschriebenen Instrumenten geschehen, dem Unternehmertestament und dem betriebswirtschaftlichen Notfallkonzept.

Sanierungsmanagement, Unternehmensrestrukturierung

Als Instrument für den Notfall wird mit dem "Unternehmertestament" in der Praxis regelmäßig nur der erste Schritt gegangen. Diese Sichtweise der Vorbereitung für den Notfall durch den Ausfall des "Chefs" ist viel zu eng gefasst. Das Sanierungsmanagement als Notfallmanagement zu interpretieren, trifft dagegen den Kern der Sache nicht; in der relevanten Literatur erfolgt dies so gut wie nie, in der täglichen Praxis stößt man doch immer wieder auf eine solche (falsche) Sicht.

Das Notfallmanagement aber ist die Vorsorge für Notsituationen, nicht der Umgang mit diesen.

Das Sanierungsmanagement dagegen geht (wenn man so will) mit der "Notsituation" des Unternehmens um, aber überhaupt nicht mit dem Ausfall des wesentlichen Managements. 

Die Sanierung (ob klassisch oder nach ESUG) umfasst aber den Umgang mit existenzgefährdenden Situationen des Unternehmens, letztlich sich kulminierend in Zahlungsunfähigkeit, drohender Zahlungsunfähigkeit und/oder Überschuldung oder diesen Situationen vorausgehenden Krisenstadien unterschiedlicher Prägung, mit unterschiedlichen Instrumenten im Umgang damit und teilweise unter besonderen wirtschaftlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen. 

Jedoch, die "Vorsorge" zur Vermeidung liegt in der täglichen Unternehmensführung, der strategisch passenden Ausrichtung, dem operativ erfolgreichen Agieren im Markt, der rechtzeitigen und vorausschauend immer richtigen Antizipation von Marktveränderungen mit adäquaten Reaktionen darauf, der Sicherung von Finanzierung und Liquidität und der erfolgreichen Bewältigung von Sprüngen in der Unternehmensentwicklung, die unvermeidbar sind im "Leben" von Unternehmen. Und um diese "Vorsorge" zu belegen hat die Geschäftsführung gewisse weitere Pflichten, die oftmals vernachlässigt werden, was sich in schwierigen Unternehmenssituationen rächen kann.

Und außerdem, für den Ausfall des Geschäftsführers wird hier im speziellen, d.h. mit den Instrumenten des Sanierungsmanagements, keine Vorkehrung getroffen. Instrumente für den Notfall durch den Ausfall des Geschäftsführers oder wesentlicher Führungskräfte sind immer noch die beiden oben genannten, das "Unternehmertestament" in Kombination mit dem "Betriebswirtschaftlichen Notfallkonzept".

Ein Fazit: Jetzt haben wir Ordnung! Wie machen wir jetzt weiter?

So einige Management-Methoden und Instrumente leisten Ihren Beitrag für Unternehmen in besonderen und schwierigen Situationen. Für den Ausfall der zentralen Unternehmensführung ist eine individuell auf das Unternehmen konzipierte und abgestimmte Kombination von

• Unternehmertestatement zur Regelung der rechtlichen Aspekte und

• betriebswirtschaftlichem Notfallkonzept zur Regelung der möglichst friktionslosen Fortführung der Geschäftstätigkeit beim Ausfall des "Chefs"

notwendig. 

Treffen Sie Vorsorge für einen plötzlichen Ausfall des Unternehmers. Nicht nur für ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Entlasten Sie auch Ihre Familie so weit möglich in dieser schwierigen Situation von Themen, die sich vorab regeln lassen.

Und enden Sie nicht auf halbem Weg.

Die rechtlichen Vorkehrungen sind die eine Seite der Medaille und leider endet das Notfallkonzept viel zu oft an dieser Stelle.

Die betriebswirtschaftliche Vorsorge ist aber die zweite Seite der Medaille! Treffen Sie auch in betriebswirtschaftlicher Hinsicht eine gewissenhafte Vorsorge für eine reibungslose Fortsetzung der Geschäftstätigkeit! Und nutzen Sie die Notfallvorsorge auch zur einfachen Generierung von Zusatznutzen. Dies ist gar nicht so schwer und läuft teilweise ganz nebenbei.

Lesen Sie dazu meinen Blog-Beitrag: